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スマホやデジカメ等で撮影した領収書等を電子保存するための要件を定めた省令が公布(平成28年税制改正)

平成28年度税制改正は税効果の注記に関連する部分に気を取られていましたが、3月31日に公布されたものの中に「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の一部を改正する省令」(平成28年3月31日付(特別号外第13号))というものがありました。

これは昨年”スマホを使用したスキャン保存が可能になるようです”という記事で書いたとおり、スマホやデジカメで撮影した領収書等での電子保存を可能にする要件が定められている省令です。

改正された省令の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則(平成十年三月三十一日大蔵省令第四十三号)」で、改正内容を確認していきます。

まず、改正前に第3条4項でスキャナの要件として定められていた「(原稿台と一体となったものに限る。次項第二号において「スキャナ」という。)」が削除され、スマホやデジカメを利用することも可能となりました。

第3条5項二号ロが、「当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が証明した当該国税関係書類に特に速やかに)、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ(次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。)を付すこと」に改正されました(下線部分が改正で追加された部分です)。

したがって、国税関係書類の受領等をする者が受領した書類に署名したうえで、特に速やかにスキャンしたデータにタイムスタンプを付す必要があるということになります。

第3条5項二号ハが、「当該国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合において、当該国税関係書類の大きさが日本工業規格A列四番以下であるときは、(1)に掲げる情報に限る。)を保存すること。」に改正されています。

上記でいうところの「次に掲げる情報」は以下の二つです。
(1) 解像度及び階調に関する情報
(2) 当該国税関係書類の大きさに関する情報

したがって、国税関係書類の大きさがA4以下である場合には書類の大きさに関する情報は不要で「解像度及び階調に関する情報」の情報のみ保存が必要ということになります。

さらに第3条5項四号イが、「相互に関連する当該各事務(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領に関する事務を除き、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認を行う事務を含むものに限る。)について、それぞれ別の者が行う体制」と改正されています。

よって、電磁的記録の確認事務について、内部統制が機能するように別担当者を配置する必要があります

なお、保存義務者が中小企業法に規定する小規模企業者である場合は、第3条5項四号ロに規定されている「当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査」を税理士(国税通則法第七十四条の九第三項第二号(納税義務者に対する調査の事前通知等)に規定する税務代理人)が行えば、上記の「それぞれ別の者が行う体制」は不要とするとされています。

うまく活用すれば事務処理等を簡素化できる可能性があるので、研究してみる価値はあるのではないかと思います。

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