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質問応答記録書作成マニュアルとは?

T&A master No.751に「質問応答記録書作成マニュアルの中身とは?」という記事が掲載されていました。質問応答記録作成マニュアルというものがあることも知りませんでしたが、「税務当局は、課税要件事実の立証手段の一つとして、納税者や反面調査先等に対する質問調査で得た答述を質問応答記録書により証拠化して」おり、「税務当局が、争訟の場で信用性に疑問を持たれたれなことがないように、内容面・形式面に関する留意事項を解説した」マニュアルとのことです。

税務調査を受けるにあたって、このマニュアルの中から納税者側が知っておいたほうが良いと思われることをいくつかピックアップして取り上げます。

1.「Q2 質問応答記録書は、回答者の面前で作成する必要があるか。」

この問に対する回答のポイントは「質問応答記録書は、原則として、質問応答の場において、回答者の面前で作成する」というものです。ということで、原則として、質問応答記録書は回答者の面前で作成してもらいましょう。

ただし、「時間的余裕がないなど、これにより難いやむを得ない事情がある場合には、調査場所において回答者の面前以外で文書を作成したり、一旦帰署して文面を作成した後、別の機会に回答者に対し読み上げ・閲読し、書面・押印を求めても差し支えない」とされています。

2.「Q6 質問応答記録書の記載内容を回答者に対し読み上げた後、回答者に閲読させる必要はあるか。いずれかの一方で足りる場合はあるか。」

この問に対する回答は、「質問応答記録書の作成後、一層の答述内容の信頼性確保のため、原則として、回答者に対し、質問調査の要旨に記載した内容を読み上げ、かつ、回答者に閲読させ、回答者に内容に誤りがないか十分確認する機会を付与する」とされていますので、きちんと内容を確認しましょう。

3.「Q7 質問応答記録書の読み上げ・閲読後、回答者の署名・押印前に回答者から記載内容につき追加・削除・変更の申立てあった場合、どのように対応すべきか」

これについては、「回答者から記載内容につき追加・削除・変更の申立てがあった場合(内容に影響がない2・3文字程度の単なる誤字・脱字の指摘を除く。)には、質問応答記録書の本文末尾に当該申立て内容を追記する」とされています。

記載内容が回答者の意図と異なる内容の時は、きちんと追記してもらうように心がけましょう。

4.「Q9 回答者の証明は、記名印(氏名・名称をゴム印等にしたもの)の押印でもよいか。また、回答者の押印は、実印である必要があるか。

この点については、押印は実印である必要はないとされていますが、一方で、「劣化のおそれがあるので、スタンプ型の印鑑(いわゆるシャチハタ印)の使用はさせず、回答者が他の印鑑を所持していない場合は、指印を求める」とされています。

また、サインではだめなのかという点についてはQ10に対する回答で、「回答者が、押印や指印は拒否するものの、サイン(押印すべき箇所に姓や姓名を書いてこれを○で囲むもの)であれば応じる場合は、押印や指印に代えてサインをさせることとして差し支えない」とされています。

シャチハタ以外の印鑑を持っていなくても指印でも差し支えないとされているので、それを拒否してサインならOKということはあまりないと思いますが、シャチハタ印は駄目という点は抑えておきましょう。

5.「Q11 回答者が署名・押印を拒否した場合は、どのように対応すべきか」

署名・押印を拒否するようなケースがあるかはともかくとして、署名・押印を拒否したらどうなるのかというのは納税者側からすると気になる部分です。

この点については、心証がかなり悪くなるというのは間違いないと思いますが、「署名・押印を強要することはもとより、そのような疑義を生じさせるような言動をしないように留意する」とされており、拒否したことそのものに対する罰則はないようです。

6,「Q13 質問応答記録書の写しの交付を求められた場合の対応は。」

回答者としては、当然控えが欲しいところですが、この点については「質問応答記録書は、調査担当者と回答者の応答内容を記録し、調査関係書類とするために調査担当者が作成した行政文書であり、回答者や税理士に交付することを目的とした行政文書ではないことから、調査時に写しを交付してはならない」とされています。

署名・押印したものを双方が保有するというのが衡平ではないかと感じますが、スマホで撮影もだめなようなので、そうなるとあとは録音ということになりそうです。

なにはともあれ、税務調査で大きな問題が生じないよう、日頃からきちんとしておくのが重要です。

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