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招集通知の日付記載は任意記載?

上場会社の株主総会のいわゆる狭義の招集通知には、右上のほうに証券コード・日付、住所、商号などが記載されますが、このうち日付について、経営財務3506号のミニファイルで取り上げられていました。

狭義の招集通知には発送日を記載しなければならないものだと思い込んでいましたが、この記事では「企業によっては招集通知の書類の上部に記載されている日付と、HP、TDnet掲載日が異なるケースがある」ことを取り上げ「招集通知に書くべき日付について規定はあるの」かについて述べられていました。

発送日を書くものだと思い込んでいたので、CGコードの要請から、発送日前にできあがる電子データをHP等に掲載することにより、HP掲載日と日付が異なるということについては全く違和感がありませんでしたが、狭義の招集通知における日付は「法務省によると、あくまで会社の任意において記載しているもので、法的な定めはない」とのことです。

そこで改めて宝印刷の記載例を確認してみると、「証券コード・発送日」について以下の様に記載されていました。

法的記載事項ではありませんが、証券コードは機関投資家の要請により上場会においては記載するのが一般的になっています。また、株主総会の招集通知は、総会日の2週間前(中14日以上前)までに発しなければならないことから(会299➀)、その期間を満たしていることを示すためわに発送日を記載するのが一般的です

法定期限より前に発送日を設定し、招集通知に発送日として記載している場合に、何らかの事情によって、発送日が遅れてしまったような場合にどうするのかなどと考えたことがありますが、株主に対する印象はともかく、実際の発送が法定期限を満たしていれば、法定記載事項ではないので法的には問題ないということになりそうです。

また招集通知の発送について、総会の2週間前までに発送しなければならない(会299➀)というのは頭に入っているのですが、法定期限ギリギリで発送日を設定する場合、2週間前がいつをさすのかが不安になります。上場会社の場合、証券代行の信託銀行がきちんと教えてくれるので、実務上問題となることはないのですが、非上場会社等で2週間あるいは1週間前を自分で確認しなければならないこともあるので、考え方を確認しておきます。

ここでいう2週間前(あういは一週間前)は、民法140条により初日不算入となるため、株主総会の日を含めずに前日から起算して発送日との間に14日(又は7日)以上が必要となるとされています。

ただし、議決権の行使期限として「特定の時」を定めたときは、当該「特定の時」を含む日から2週間前までに招集通知を発送する必要があるとされています(会規63三ロ、ハ)。

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