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電子データと紙の両方で受領した請求書等の保存の取り扱いはどうなる?

2022年1月から改正電子取引制度が適用されることにより、従来認められていた電子取引データの紙出力保存が認められなくなるという点は何度か取り上げていますが、電子メールで請求書を受領した後、同じ内容のものが郵送されてくるような場合の取り扱いはどうなるのかが問題となります。

通常郵送されてくる場合であっても、例えば決算の都合上、請求書のデータを先に電子データで入手し、請求書の原本は別途郵送してもらうというようなこともありますが、電子メール等で先に入手した請求書も電子取引といえば電子取引に該当すると考えられるので、このようなデータも改正電子取引制度に従い保存が必要となるのかが問題となります。

この点について、税務通信3670号(2021年9月13日号)の税務の動向(「電子取引 電子と書面で受領した場合の取扱いは?」)で取り上げられており、ここでの結論は、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4を根拠に以下のように述べられています。

電子データと書面の両方を保存することが必要になるのかどうかが気になるところだが,取引慣行や社内のルール等により,電子データとは別に書面の請求書等を原本として受領している場合には,その原本である書面を保存しておけばよく,電子データを保存する必要はない。ただし,電子データと書面とで,その内容が異なっている場合には,両方の保存が必要となる点に留意が必要だ。

以前受講したセミナーでは、上記のようなケースでは、電子取引は電子取引として保存が必要で、紙は紙で保存が必要と説明がなされていましたが、必ずしもそのように保存する必要はなさそうです。

ただし、上記で根拠として挙げられている電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4ホでは、「取引慣行や社内のルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は、その原本(書面)を保存する必要があります。」と記載されており、「その原本(書面)を保存する必要があります」を素直に読めば、書面だけを保存すればよいと解釈してよさそうですが、この場合は紙も保存する必要があるのだという解釈もあるかもしれません。

個人的には、本来データしか存在しないものはデータのまま保存を求めるというのが趣旨だと思いますので、原本が書面として存在するのであればデータ保存は不要と解する方がしっくりきます。

税務通信の記事では、「電子データと書面とで、その内容が異なっている場合には、両方の保存が必要となる」という点についていくつか例が示されていますが、その中の一つに「請求書の電子データ(白黒)を電子メールにて受領し、後日。書面の請求書(カラー)を受領した場合」がありました。

請求書をとりあえずメールで受領するというような場合に、書面をスキャンしたPDFを添付して送付してもらうというようなことがありますが、この際、白黒でスキャンされてくというようなこともありますので上記に該当するようなケースはあるのではないかと思います。

この場合の取り扱いについては、以下のように述べられています。

必ずしも内容が同一とは言えないため、個別に内容を確認する必要がある。例えば、何らかの確認を求める事項について意図的にカラーにしている場合には電子データ(白黒)と書面(カラー)は同一とはいえず両方の保存が必要となる。一方、そういった意図はなく、単に、後日、郵送する書面の請求書(原本)について、事前確認の意味合いで白黒の電子データを授受している場合には同一といえる。このため、書面の請求書のみを保存しておけばよく、電子データの保存は不要。

後者に該当するケースが多いのではないかと思われますが、場合によっては電子データも保存が必要になることがあるという点には注意が必要です。

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