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電子取引データ保存、紙でも受領する場合の取扱いが明確に

2021年11月12日に国税庁は、電子帳簿保存法一問一答について、質問の多い事項についてのQ&Aを公表しました。

2022年1月から必要となる電子取引データの保存について現段階で準備万端という会社がどれくらいあるのか不明ですが、困っている(悩んでいる)会社は比較的多いのではないかと思われます。

データ保存の整備をすすめている担当者がこの場合はどうなるの?とよく聞かれる質問の1つが「データでも書面でも請求書などを受領している場合はどうなるの?」というものではないかと思います。

以前、”電子データと紙の両方で受領した請求書等の保存の取り扱いはどうなる?”で取り上げたように、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4ホでは、「取引慣行や社内のルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合は、その原本(書面)を保存する必要があります。」という部分を素直に読めば、書面が原本であればデータは電子取引データとして保存する必要はないと読めます。

とはいえ、場合によっては青色申告が取り消されることがあるとされていたり、データ不備だと損金算入などが認められないのではという不安などもあり、この点については問合せが多かったようです。

今回、国税庁から公表されたQ&A(電子取引関係)の「電取追1」では以下のとおり、取扱いが明確化されました。結論としては、同じ内容のデータと書面を受領している場合に、自社内で書面を正本として取り扱うこととしている場合には、書面のみを保存すればよいというものです。実務上は電子取引の保存の規程を作成する際に、その旨を規定しておくというのが望ましいと考えられます。

電子取引で受け取った取引情報について、同じ内容のものを書面でも受領した場合、書面を正本として取り扱うことを取り決めているときでも、電子データも保存する必要がありますか。
【回答】
電子取引データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内藤で取り決めている場合には、当該書面の保存のみで足ります。ただし、書面で受領した取引情報を補完するような取引情報が電子データに含まれているなどその内容が同一でない場合には、いずれについても保存が必要となります。

当初は、内容が同一であってもデータはデータとして保存が必要であるという見解も聞かれたことから、とりあえず国税庁の見解として上記の取扱いが示されたのは助かります。

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