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メール送信する請求書ドラフトは電帳法対象外を応用すると…

正式な請求書を送付する前に、取引先にドラフトとして金額や内容について確認を求めるような場合に、こうした請求書ドラフトを添付して送信したメールが電子取引として電帳法上保存が必要かという点について、T&A master No.922に”メール送信するドラフトは電帳法対象外”という記事が掲載されていました。

”ドラフトとはいえ、取引先との間で請求書に関連する文書メールでやり取りすることが「電子取引」に該当することには疑念の余地はない”としたうえで、”メール送信しあ請求書のドラフトに係る情報が「電子取引の取引情報」に該当するかどうかだが、電帳法2条1項5号のカッコ書きでは「取引情報」を「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これら準ずる書類に通常記載される事項」と定義している。「その他これらに準ずる書類」まで含めると、請求書のドラフトに係る情報も「取引情報」に該当するように見えなくもない”とされています。

しかしながら、”国税庁は「電子帳簿保存法取扱通達解説(趣旨説明)」の中で、EDI取引(電子データ交換)について、訂正又は加除のデータの保存は不要であり、「確定データ」のみを保存すれば足りるとしている。”としている解説を踏まえると、”取引先との間で確定版として取り扱われる請求書について保存義務を履行していれば、その性格上、訂正や加除があり得ることを前提としている請求書のドラフトについては保存義務はないと言えよう“とのことです。

上記の記事では請求書のドラフトが取り上げられており、ドラフト=訂正・加除の可能性があるというのはそのとおりなですが、実際はそこで訂正・加除が行われる事はそれほど多くないと思われます。むしろ、見積書のほうが価格交渉により複数回発行されるということが多いと考えられます。

メールに添付(あるいは記載)して複数回見積書が送付された場合には、電帳法上は、すべて電子取引として保存しなければならないと説明されていることが一般的だと考えられますが、上記の理屈でいえば、条件が確定したら正式な見積書をを送付するという建付けにしておき、当初は見積書のドラフトとすれば最終の見積書のみ保存しておけばよいというような考え方もできるかもしれません。

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