電子取引制度-Excel台帳でも検索要件を満たせるようです
2022年1月から適用開始となる改正電子取引制度ですが、電子取引については電子データのまま保存しなければならないことに加え、一定の検索要件も満たさなければならないとされています。
具体的には、原則としてて「取引等の年月日」、「取引金額」、「取引先」 により検索できる状態で電子データを保存しなくてはならないとされています。
電子メールに請求書等のPDFを添付して授受する取引も電子取引として取り扱われますので、中小企業でも何らかの対応が必要となる可能性は高いといえます。まず、考えるのは、スキャナ保存なども含め対応するシステムを使用するということです。
例えば、2021年7月1日にＪＦＥシステムズが同社が販売しているDataDeliveryが電子取引と電子書類のJIIMA認証を同時取得した旨のリリースを行っています。今後、JIIMAの認証を受けた同様の製品が増えてくると考えられるものの、最大の問題は、これらのシステムは決して安くはないという点です。
既に7月に突入し、対応期間はあと半年程度と限られるうえ、最終的には覚悟を決めてシステム導入に踏み切るにしても、予算の問題なんかもあり、やはり来年1月から対応するというのはなかなかハードルが高いというケースも多いのではないかと思います。
この点、税務通信3661号に掲載されていた記事（「電子取引制度 実務に即した検索要件の解釈表明へ」）によると、国税庁は、「電子帳簿保存法Q＆A（一問一答）において、実務に即した検索要件の解釈を表明する」とし、「以下の二つの方法を認める方向」とのことです。
その方法とは、
①エクセル等を使用する方法
②電子データのファイル名に取引等の年月日などを直接入力する方法
の二つとされています。
①については、受領した請求書等の電子データに連番を付し、Excel等において、「取引等の年月日」、「取引金額」、「取引先」等の情報を記載するというものです。複数人でデータをメンテナンスるするということであれば、Excelではなく、DB系のソフト（あるいはクラウドサービス）を利用して管理するというほうが効率的ではないかと思います。
②については、受領した電子データのファイル名に「取引等の年月日」、「取引金額」、「取引先」を入力する方法とされています。例えば受領した請求書のPDFデータのファイル名を”20210705_10000_ABC.pdf”とするようなことのようです。
直感的にはファイル名変更の方が簡単なような気はするもののが、同一ファイル名でファイルを上書きしてしまったりする可能性はあるので、業務フローを考えた場合に、どちらが効率的で間違いが起こりにくいかなども考慮して判断する必要があると考えられます。
最後のFAXの取り扱いについても示される方向とされていますが、紙で出力する一般的なFAXは書面による取引があったものと取り扱われる一方、PC-FAXやインターネットFAXと呼ばれる電子データで受領できるタイプについては、電子取引に該当するものと取り扱われることになるようです。
対応期間も限られるため、早急にQ&Aが更新されることが望まれます
